Wstępne omówienie z klientem warunków wynajmu (np. co będzie wożone, po jakim obszarze będzie jeździć naczepa, jaki jest planowany przebieg miesięczny, planowana ilość rozładunków/załadunków w skali miesiąca itp.) oraz poinformowanie klienta o potrzebie przesłania uzupełnionego „Formularza do umowy najmu”.

Po odesłaniu uzupełnionego formularza następuje weryfikacja potencjalnego Najemcy w KRS/CEIDG, a także w KRD oraz w firmie ubezpieczającej należności - Euler Hermes.

Przesłanie potencjalnemu Najemcy wzoru umowy wynajmu pojazdu wraz z informacją o wyliczonej wysokości czynszu miesięcznego i wysokości kaucji na zabezpieczenie umowy (dwukrotność czynszu miesięcznego). Dodatkowo jest klientowi przesyłana specyfikacja oferowanej przez nas naczepy wraz z jej zdjęciami.

 Jeśli klient jest zdecydowany wynająć pojazd wówczas szykowana i wysyłana jest do najemcy ostateczna umowa z uzupełnionymi danymi obu stron (Wynajmujący i Najemca), danymi naczepy, ustalonym okresem najmu (od ….do) oraz wysokością czynszu miesięcznego i kaucji.

Klient odsyła Wynajmującemu skan podpisanej umowy oraz dokonuje zapłaty kaucji i przesyła potwierdzenie

z banku.

Wynajmujący przesyła Najemcy podpisaną przez siebie umowę wraz z dokumentem do uzupełnienia przez Najemcę upoważniającym kierowcę do odbioru pojazdu. Najemca odsyła skan uzupełnionego dokumentu lub oryginał przekazuje kierowcy, który będzie odbierał pojazd.

W dniu wydania pojazdu po zweryfikowaniu wpływu kaucji na konto bankowe oraz potwierdzeniu z przedłożonym upoważnieniem tożsamości kierowcy następuje wydanie pojazdu. W obecności kierowcy robione są zdjęcia wynajmowanego pojazdu i wszelkie ewentualne uszkodzenia, wyposażenie a także uwagi dotyczące stanu naczepy są spisywane  w protokole wydania pojazdu . Dodatkowo kierowca zostaje przeszkolony z obsługi naczepy co potwierdza podpisaniem Karty szkolenia kierowców. Wykonane zdjęcia są mailowo przesyłane Najemcy.

Co trzy miesiące od daty wydania naczepa obligatoryjnie musi zjawić się na przeglądzie (płatne po stronie Wynajmującego) i w razie konieczności mieć wykonane naprawy (tutaj obciążenie kosztem napraw którejś ze stron jest zależne od tego czego naprawa dotyczyła – przy normatywnym zużyciu elementów hamowni (klocki, tarcze), elementów systemu ruchomej podłogi (np. filtr) jak i opon, za wymianę na nowe elementy płaci Wynajmujący. W przypadku winy po stronie osób trzecich, naprawa pojazdu będzie finansowana z polisy OC sprawcy. Polisą AC nie są objęte szkody, których wartość nie przekracza 300 zł (franszyza integralna). Wtedy za takie naprawy zobowiązany jest zapłacić Wynajmujący. Wynajmujący jest również zobowiązany zapłacić za wyrządzone szkody w sytuacji gdy Ubezpieczyciel odmówi ochrony (odpowiedzialności) za dane zdarzenie.

W momencie kiedy okres najmu się kończy Najemca jest telefonicznie i mailowo powiadamiany o możliwości wydłużenia najmu oraz przesyłany jest do uzupełnienia i odesłania dokument upoważniający kierowcę do zwrotu pojazdu. Wszelkie zmiany umowy (w tym przedłużenie okresu najmu) możliwe są tylko w formie pisemnej z wykorzystaniem aneksu pod rygorem nieważności.

W dniu zwrotu naczepy wykonywane są zdjęcia naczepy w tym wszelkie powstałe w trakcie trwania najmu uszkodzenia, które są następnie spisywane w protokole zwrotu pojazdu. Stan naczepy przy jej zwrocie jest porównywany ze zdjęciami z jej wydania oraz z uzupełnionym przy wydaniu protokołem wydania pojazdu. Do Najemcy przesyłane są mailowo zdjęcia ze zwrotu pojazdu oraz spis ewentualnych uszkodzeń.

Naczepa wjeżdża na serwis w celu dokonania pełnego, szczegółowego przeglądu. Weryfikowane są wszelkie powstałe uszkodzenia, nawet te których nie dało się dostrzec w obecności kierowcy przy zwrocie pojazdu (np. gdy pojazd wrócił gdy było na dworze ciemno bądź naczepa została zwrócona brudna bądź doszło do uszkodzenia elementów zawieszenia naczepy w wyniku przeciążenia naczepy).

Najemcy zostaje przedstawiona mailowo pełna lista powstałych w trakcie najmu szkód bądź ich brak. Jeśli doszło do powstania uszkodzeń to obciążenie kosztem napraw którejś ze stron jest zależna od tego czego naprawa dotyczyła.

Na końcu następuje zwrot do Najemcy wpłaconej kaucji bądź po ewentualnym potrąceniu tylko jej część (jeśli miały miejsce naprawy, których kosztem został obciążony Najemca).